Carpoolen

We hebben helaas te maken met extreem hoge brandstofkosten. Werknemers zullen met het oog daarop eerder willen gaan carpoolen. Wat betekent dit voor hun reiskostenvergoeding?  

Werknemers die met eigen vervoer naar hun werk rijden, komen op dit moment absoluut niet uit met de standaard onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer. De werkelijke kosten per kilometer bedragen waarschijnlijk ongeveer het dubbele. Reden genoeg om carpoolen te overwegen om zo de kosten te delen. Het kabinet overweegt op dit moment om de fiscaal onbelaste reiskostenvergoeding versneld  te verhogen naar € 0,23 per kilometer. Dit is echter nog steeds niet kostendekkend.  

Rijden met privéauto van werknemer
Voor u als werkgever is uiteraard de vraag welke gevolgen carpoolen heeft voor de reiskostenvergoedingen van de betrokken werknemers. We gaan ervan uit dat de werknemer reist met zijn eigen privéauto.  

Doorslaggevend: initiatief van de werknemers
In dat geval is doorslaggevend wie het initiatief heeft genomen tot het carpoolen. Tip: Als dit bij de werknemers ligt, dan komen zij allemaal in aanmerking voor de onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer. Dat slechts één van hen daadwerkelijk rijdt, doet hieraan niets af. De werknemers kunnen onderling afspraken maken over de verrekening van de brandstofkosten, maar dit gaat buiten u als werkgever en de loonadministratie om.  

Mooie manier om hoge reiskosten (deels) te compenseren
Dit is voor uw werknemers dus een mooie manier om de hoge reiskosten toch (deels) te compenseren. Als bijvoorbeeld 4 werknemers allemaal één dag in de week rijden, maar allemaal wel hun volledige reiskostenvergoeding behouden, dan zijn de hoge brandstofprijzen voor hen geen probleem meer.  

Geldt voor de reguliere afstand, niet voor de omrijkilometers
De kilometervergoeding geldt alleen voor de reguliere afstand tussen de woonplaats van de werknemer en zijn werkplek. Als de werknemer voor het carpoolen moet omrijden om collega’s op te halen, mag er voor deze kilometers geen kilometervergoeding in aanmerking worden genomen.  
 

Wanneer pakt het fiscaal anders uit? 

Carpoolen op initiatief van de werkgever
Het pakt fiscaal anders uit als het initiatief tot carpoolen niet bij de werknemers ligt, maar bij de werkgever. In dat geval komt alleen de chauffeur nog in aanmerking voor een onbelaste reiskostenvergoeding. De meerijdende collega’s kunnen geen onbelaste reiskostenvergoeding meer ontvangen.  

Ook de omrijkilometers vergoeden
Omdat het initiatief nu bij de werkgever ligt, mag de chauffeur voor de omrijkilometers om collega’s op te halen ook een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer ontvangen.  Deze aanpak vormt dus niet echt een oplossing voor de hoge brandstofprijzen.  

Belangstellingsregistratie bijhouden
Een belangrijke vraag is uiteraard wanneer het initiatief nu bij de werkgever ligt. Hiervan is geen sprake als u een belangstellingsregistratie bijhoudt of als u uw werknemers vraagt om door te geven hoe zij het carpoolen hebben georganiseerd. Pas als u uitdrukkelijk het vervoer organiseert en regelt, is er sprake van initiatief van uw kant en zodoende sprake van vervoer vanwege de werkgever.  

Het is dus toegestaan dat u als werkgever uw werknemers wijst op deze fiscaal aantrekkelijke manier van reizen. U mag dit zelfs faciliteren door uw werknemers te helpen in contact te komen met collega’s uit hun regio.  
 

Als uw werknemers zelf besluiten om te gaan carpoolen, kunt u zowel de chauffeur als de collega’s die meerijden een onbelaste kilometervergoeding geven van maximaal € 0,19/km. De omrijkilometers mag u dan niet onbelast vergoeden. Attendeer uw werknemers op deze fiscaal aantrekkelijke manier van carpoolen. Regel een belangstellingsregistratie en bewaak dat deze wordt bijgehouden.