De Kamer van Koophandel verstuurt brieven met het verzoek om de UBO’s van uw onderneming/organisatie binnen 6 weken in te schrijven. Allereerst willen we opmerken dat de genoemde termijn van 6 weken slechts een “verzoek” betreft. Inschrijving moet formeel uiterlijk 27 maart 2022 plaatsvinden. In dit artikel leest u meer over wat een UBO is en waarom u uw onderneming moet registreren.
Sinds 27 september 2020 kent Nederland het UBO-register, dat rechtspersonen verplicht om informatie over hun UBO’s bij te houden en te registreren. De invoering van het UBO-register vloeit voort uit Europese regelgeving. Dit register heeft als doel transparanter te maken wie het uiteindelijk voor het zeggen heeft binnen een onderneming, ongeacht de wijze waarop een onderneming of instelling is georganiseerd. Hiermee wil men het witwassen van geld en het financieren van terrorisme in nationaal en internationaal verband voorkomen.
Wat is een UBO?
UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ oftewel de uiteindelijke belanghebbende. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon die:
- óf meer dan 25% van de aandelen houdt of stemrecht heeft
- of meer dan 25% eigendomsbelang in een onderneming heeft
- dan wel de feitelijk zeggenschap heeft over de onderneming of instelling
- gerechtigd is tot 25% van de winst of een bijzondere (vorm van) zeggenschap heeft over 25% of meer van het vermogen
Er kunnen in een onderneming meerdere UBO’s zijn. Als aan de hand van voorgaande criteria géén UBO is toe te wijzen, moet een statutair bestuurder of vennoot (niet zijnde een commanditaire) vennoot als UBO worden aangewezen. Een dergelijke aangewezen persoon wordt pseudo-UBO genoemd.
Voor wie geldt de registratieplicht?
Organisaties met de volgende rechtsvormen zijn verplicht om UBO’s in te schrijven:
- niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
- stichtingen
- verenigingen
- onderlinge waarborgmaatschappijen
- coöperaties
- personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
- rederijen
- Europese naamloze vennootschappen (SE)
- Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
- Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)
Kerkgenootschappen moeten ook UBO's gaan inschrijven. Het is nog onbekend wanneer dit mogelijk is; als dit bekend is worden de kerkgenootschappen hierover geïnformeerd. Op termijn komt er ook een afzonderlijk register voor trusts en andere (rechts)vormen die daarop lijken zoals ‘het fonds voor gemene rekening’.
Voor wie geldt de registratieplicht niet?
De volgende rechtsvormen hebben geen opgaveplicht:
- eenmanszaken
- beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
- 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
- verenigingen van eigenaren
- rechtspersonen in oprichting
- verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
- publiekrechtelijke rechtspersonen
- overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)
Buitenlandse rechtspersonen, die vestigingen in Nederland hebben ('branch offices') hebben ook geen registratieplicht in Nederland. Deze moeten UBO's inschrijven in het land van oprichting.
Welke gegevens van de UBO worden geregistreerd en wat is openbaar?
Openbare gegevens zijn:
- Voor- en achternaam
- Geboortemaand en -jaar
- Nationaliteit
- Woonstaat
- Aard en omvang van het gehouden belang, verdeeld in bandbreedtes van : > 25-50%, van 50% tot 75% en van 75- 100%
Verder registreert de Kamer van Koophandel de volgende aanvullende gegevens:
- BSN/ buitenlands fiscaal identificatienummer
- Geboortedag
- Geboorteland- en plaats
- Woonadres
- Exact percentage van het eigendomsbelang
- Afschrift van een geldig identiteitsdocument
- Documenten waaruit het eigendomsbelang van de UBO blijkt
Vanuit privacybescherming mogen alleen de Financiële Inlichtingeneenheid (FIE) en een aantal andere bevoegde autoriteiten deze gegevens inzien.
Overgangsperiode
Er geldt een overgangsperiode voor bestaande rechtspersonen: die hebben tot 28 maart 2022 de tijd voor de UBO-registratie. Tot die tijd gaat de Kamer van Koophandel, die het UBO-register beheert, bedrijven en instellingen gefaseerd aanschrijven met het verzoek tot registratie over te gaan. Bent u op dit moment bevoegd om opgaven namens de onderneming of instellingen aan het handelsregister te doen? Dan bent u ook bevoegd de UBO inschrijving te doen. Nieuw op te richten rechtspersonen moeten hun UBO(’s) meteen registreren, wanneer zij zich voor het eerst aanmelden bij het handelsregister voor de registratie van hun onderneming.
Sanctie
Wanneer een rechtspersoon niet aan de UBO-registratieverplichting voldoet, kunnen er zowel administratiefrechtelijke als strafrechtelijke sancties worden opgelegd. Voor de UBO’s zelf geldt een meewerkplicht om de benodigde persoonlijke gegevens aan de ondernemingen te verstrekken om aan de registratieplicht te voldoen. Niet meewerken is strafbaar (economisch delict). Bij onjuiste opgave van de UBO-gegevens, worden de UBO en degenen die voor de registratie verantwoordelijk zijn beiden bestraft.
Terugmeldverplichting Wwft-instellingen
Voor Wwft-instellingen, zoals accountants-, advocaten- en notariskantoren, trustkantoren en banken wordt een terugmeldingsplicht ingevoerd. Dat betekent dat deze instellingen verplicht zijn om aan de KvK door te geven indien zij vaststellen dat de UBO-gegevens daarin niet correct of niet volledig zijn.
Meer weten?