VERPLICHTE INSCHRIJVING IN UBO REGISTER

Momenteel verstuurt de Kamer van Koophandel brieven met het verzoek om de UBO’s van uw onderneming/organisatie binnen 6 weken in te schrijven. Allereerst willen we opmerken dat de genoemde termijn van 6 weken slechts een “verzoek” betreft. Inschrijving moet formeel pas uiterlijk 27 maart 2022 plaatsvinden.

In dit artikel geven wij u eerst wat algemene informatie over het UBO-register. Daarna leggen we uit hoe de inschrijving in het UBO-register kan geschieden. Heeft u hulp nodig bij deze inschrijving of wilt u meer weten? Neem dan gerust contact met ons op.
 

UBO-register algemeen

Het UBO-register maakt deel uit van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en in dit register worden de UBO’s (= Ultimate Beneficial Owners) van ondernemingen vastgelegd. Doel is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit.
 

UBO’s of uiteindelijk belanghebbenden zijn personen die meer dan 25% zeggenschap hebben in een organisatie of uiteindelijke eigenaar zijn van een organisatie. De criteria zijn dus:
-      het hebben van uiteindelijke zeggenschap of
-      het houden van uiteindelijke eigendom.
 

Hieronder staan de meest gebruikte ondernemingsvormen die UBO’s moeten registreren (ook andere ondernemingen kunnen onder de registratieplicht vallen):
-      Besloten vennootschappen en naamloze vennootschappen (niet beursgenoteerd)
-      Stichtingen
-      Verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid of beperkte rechtsbevoegdheid en onderneming)
-      Coöperaties
-      Personenvennootschappen (maatschap, VOF, CV)
 

De volgende gegevens zijn openbaar:
-      Voor- en achternaam
-      Geboortemaand en -jaar
-      Nationaliteit
-      Woonland
-      Sinds wanneer bestaat het belang en in welke range ligt dit: 25%-50% of 51% tot 75% of 75% tot 100%.

NB: er worden dus géén exacte percentages genoemd.
 

In bepaalde gevallen zijn de gegevens af te schermen voor het publiek (bevoegde autoriteiten kunnen gegevens in blijven zien):
-      Minderjarigheid
-      In geval van onder curatele of onder bewind stelling
-      Politiebeveiliging (risico op fraude, ontvoering, chantage, geweld of intimidatie).

NB: informatie over aard en omvang van het belang kan niet worden afgeschermd.

Een verzoek tot afscherming van gegevens kan worden ingediend bij de Kamer van Koophandel en tegen de beslissing kunt u bezwaar en beroep aantekenen. Tijdens de procedure zijn de UBO-gegevens niet openbaar.
 

Iedereen kan UBO-gegevens van een organisatie raadplegen door het kopen van een uittreksel bij de Kamer van Koophandel tegen betaling van € 2,50. Hiervoor is wel een toegangscode nodig.
Men kan overigens niet zoeken op een UBO(-persoon) als zodanig, maar alleen via de onderneming/organisatie.
 

Sinds 27 september 2020 is voor bepaalde ondernemingen inschrijving in het UBO-register verplicht. Die inschrijving van UBO’s voor bestaande ondernemingen moet vóór 27 maart 2022 geregeld worden. Wijzigingen in de UBO moet u echter al binnen 7 dagen, nadat deze van kracht zijn geworden, doorgeven. Dit zal veelal de behandelend notaris verzorgen.

Indien u verzuimt om een UBO tijdig in te schrijven respectievelijk een wijziging tijdig door te geven, pleegt u een economisch delict, die te beboeten is met een bestuurlijke boete conform het Wetboek van Strafrecht (per 1 januari 2020 maximaal € 21.750). Daarnaast kan ook een last onder dwangsom worden opgelegd, waardoor de totale kosten hoger uitvallen.

Voor alle financiële dienstverleners onder de Wwft (= Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme), dus ook voor ESJ, geldt een zogenaamde terugmeldplicht. Wanneer er discrepanties bestaan tussen het UBO-register en het Wwft-cliëntonderzoek, moeten zij dit melden.
 

Praktische informatie over de inschrijving in het UBO-register

Via www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/ubo-opgave/ kunt u UBO’s registreren. Dit kan digitaal, maar ook schriftelijk. Daarnaast kan dit ook via de notaris.

Zelf inschrijven
De Kamer van Koophandel heeft een duidelijk stappenplan ter voorbereiding op de digitale opgave. Het is belangrijk om alle stappen te doorlopen, omdat een UBO-inschrijving in één keer afgerond moet worden. Indien gewenst, kunnen wij u via Teams/telefonisch hierbij assisteren.
 

ESJ bereidt de UBO-inschrijving voor
ESJ kan u behulpzaam zijn bij het inschrijven van de UBO. Wanneer wij de opgaaf voor u voorbereiden, zal de inschrijving schriftelijk plaatsvinden. Houd rekening met een langere verwerkingstermijn dan bij digitale opgave.
 

Bij bijv. een besloten vennootschap is de bestuurder tekeningsbevoegd. De volgende gegevens zijn nodig:
-      Voor- en achternaam
-      BSN
-      E-mailadres
-      Telefoonnummer
-      Digid*
-      Privérekening op naam van de tekenbevoegde, voor het doen van een € 0,01 betaling*

Let op! De betaling van € 0,01 heeft de achterliggende gedachte, dat op deze manier de identiteit van de tekenbevoegde gecontroleerd kan worden (dit is van belang voor de betrouwbaarheid).

* Heeft u geen Digid of privé-betaalrekening, dan kan de UBO-opgave per post verzonden worden. Dit speelt bijvoorbeeld bij buitenlandse aandeelhouders die geen BSN-nummer (Burgerservicenummer) hebben.
 

De UBO’s zijn mensen/natuurlijke personen met meer dan 25% (indirect) belang in de organisatie. U moet voor de inschrijving weten welk percentage belang de UBO’s hebben. U bepaalt de UBO’s aan de hand van onderstaande belangen:

-      Aandeelhouderschap
-      Stemrecht
-      Economisch belang
-      Feitelijke zeggenschap

Is geen van bovenstaande van toepassing? Dan worden de hoger leidinggevenden ingeschreven als UBO’s. Dit is alleen mogelijk als zij bij de Kamer van Koophandel ook ingeschreven staan als statutair bestuurders.
 

-      De gegevens van de inschrijvingsbevoegde zoals hierboven genoemd
-      De documenten om het belang van de UBO aan te tonen. Voor een B.V. een kopie van de relevante bladzijden uit aandeelhoudersregister en akte van oprichting c.q. akte van koop/levering aandelen. Indien daaruit UBO onvoldoende blijkt, dan aanvullende documenten.
-      Geldig legitimatiebewijs UBO’s.

Het legitimatiebewijs van de UBO moet aan de volgende eisen voldoen:
-      Voor- en achterkant moeten zichtbaar zijn
-      In kleur
-      Op ware grootte van ID-bewijs
-      Foto mag onherkenbaar gemaakt zijn
-      BSN moet duidelijk te zien zijn.
 

Als de UBO 100% van de aandelen in bezit heeft, hoeven geen documenten geüpload te worden waaruit het belang blijkt. Voorwaarde is wel dat deze persoon als enig aandeelhouder staat ingeschreven bij de KVK.

Wanneer u een Stichting Administratiekantoor (= STAK) in de structuur heeft of als de enig aandeelhouder een rechtspersoon is (bijv. persoonlijke houdster of een tussenhoudster), dan bent u dus niet als enig-aandeelhouder ingeschreven en moeten de documenten wel geüpload worden.
 

Als u gehuwd bent in algehele gemeenschap van goederen of als de aandelen in een (beperkte) huwelijksgoederengemeenschap vallen, dan volstaat de registratie van de aandeelhouder. De echtgeno(o)t(e)/partner hoeft dus niet ook te worden geregistreerd.
 

Dan moeten voor elke vennootschap/organisatie afzonderlijk de UBO’s geregistreerd worden. Voornoemd registratieproces moet dus voor elke B.V./organisatie apart doorlopen worden, waaronder het uploaden van de documenten.

Wilt u meer weten? Neem dan contact op met uw contactpersoon binnen ESJ Financial Engineering.