In verband met de Coronacrisis is voor 2020 het percentage van 1,7% tijdelijk verhoogd naar 3% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000. Hierdoor kunt u dus tot wel € 5.200 extra aanwenden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen!


De werkkostenregeling (WKR): wat zijn ook alweer precies de regels?

De werkkostenregeling (WKR) is al weer enige tijd verplicht voor alle werkgevers, maar blijft een lastig onderwerp.  Welke vergoedingen en verstrekkingen zijn belast en welke onbelast ?

Het is een hele klus om dit allemaal op een juiste manier te administreren. Hieronder leggen wij u uit wat de regels zijn, welke kosten wel/niet belast zijn en hoe u deze het beste kunt administreren.
 

Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) in?

In principe is alles wat u als werkgever aan een werknemer geeft of vergoedt loon. Gelukkig is bepaald dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor uw werknemer worden belast. Onder de WKR mag u maximaal 1,7% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,2% van het restant van die loonsom aanwenden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers.

Dit is de ‘vrije ruimte’ en u betaalt hierover dus geen loonbelasting. U betaalt een eindheffing van 80% over alles wat u daarboven wel vergoedt. Het is echter niet zo dat alle vergoedingen en verstrekkingen ten koste van de vrije ruimte gaan.

Wanneer u als werkgever iets aan uw werknemer vergoedt, dan zijn er 5 mogelijkheden.
De vergoeding wordt gezien als:

1. Intermediaire kosten
2. Een gerichte vrijstelling
3. Nihilwaardering
4. Kosten binnen de vrije ruimte 
5. Kosten buiten de vrije ruimte 


1. Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Hierbij moet u denken aan de kosten die de werknemer betaalt voor een zakelijke lunch, parkeerkosten of een relatiegeschenk. De werknemer declareert bij u deze rekeningen en hierover hoeft u geen belasting te betalen, omdat dit niet wordt aangemerkt als loon. Ook gaat deze vergoeding niet ten koste van de vrije ruimte.

 

2. Een gerichte vrijstelling

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn door de Belastingdienst vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen kunnen dus onbelast vergoed worden en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Onderstaande zaken vallen onder deze vrijstellingen:

  • Kosten voor woon- en werkverkeer (tot € 0,19 per kilometer)
  • Treinkaartjes
  • Zakelijke overnachtingen
  • Maaltijden bij overwerk en koopavonden
  • Cursussen, seminars en opleidingen
  • Personeelsfeest op de werkplek
  • Laptops
  • Smartphones (alleen onder het noodzakelijkheidscriterium)
  • Een verhuizing vanwege de dienstbetrekking (op minimaal 25 kilometer van werk)
  • Vergoeding voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG)
  • Kosten voor werknemers die tijdelijk worden uitgezonden naar het buitenland
     
3. De nihilwaardering 

Wanneer u voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek vergoedt (bijv. koffie/cup a soup), dan wordt dit gezien als nihilwaardering. Hierover hoeft u geen belasting te betalen en dit gaat ook niet ten koste van de vrije ruimte. Bij nihilwaarderingen is het wel van belang dat deze alleen gelden als het loon in natura betreft en dus geen vergoedingen in geld. Er zijn (naast koffie/cup a soup) natuurlijk meer voorzieningen op de werkplek, waarvoor u geen belasting hoeft te betalen.
Onderstaand volgen de zaken die aangemerkt worden als nihilwaardering.

Inrichting van de werkplek
Alle voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is dat deze op een andere plek worden gebruikt, vallen onder inrichting van de werkplek (denk aan bureau, vaste computer, kopieerapparaat, pennen, papier).

Apparatuur
Apparatuur (zoals laptops/tablets) die ook door werknemers buiten de werkplek gebruikt kunnen worden, met als aandachtspunt dat de apparatuur voor minstens  90% zakelijk gebruikt wordt.

Consumpties
Consumpties die geen deel uitmaken van een volledige maaltijd zoals bijvoorbeeld koffie, fruit, koekjes en cup a soup.

Bedrijfskleding
Bedrijfskleding die vrijwel alleen geschikt is om tijdens werktijd te dragen zoals bijvoorbeeld uniformen en bedrijfskleding met een logo erop.

Arbovoorzieningen
Een Arbovoorziening die vanwege de Arbeidsomstandighedenwet verplicht ter beschikking wordt gesteld. Deze voorziening moet wel (gedeeltelijk) op de werkplek worden gebruikt.

Bedrijfsfitness
Ook bedrijfsfitness valt onder de nihilwaardering, mits de fitness op de werkplek plaatsvindt. Wanneer het een abonnement bij de dichtstbijzijnde sportschool betreft, valt dit wel onder de vrije ruimte.

Huisvesting
Huisvesting en inwoning op de werkplek vallen onder de nihilwaardering, zolang de werknemer niet officeel op de werkplek woont.

 

4. Kosten binnen de vrije ruimte

Vergoedingen ten laste van forfait zijn alle vergoedingen die niet in één van bovenstaande categorieën vallen, zoals bijvoorbeeld personeelsfeestjes, personeelsreisjes, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen in geld. U betaalt over vergoedingen ten laste van forfait wel belasting, dit in tegenstelling tot intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaardering, alleen niet over het gehele bedrag. Wanneer de vergoeding binnen de vrije ruimte valt, is deze ook vrijgesteld van belasting. Zoals al eerder vermeld wordt de vrije ruimte bepaald op basis van 1,7% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,2% van het restant van die loonsom. Het is dus mogelijk deze te besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. Ook kunt u dit aan uzelf besteden, u moet dan wel zelf op de loonlijst staan.

Deze vergoedingen en verstrekkingen kennen een zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Dat wil zeggen dat deze niet meer dan 30% mogen afwijken van wat normaal is c.q. in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

 

5. Kosten buiten de vrije ruimte

Wanneer het bedrag dat u besteedt aan vergoedingen boven de vrije ruimte uitkomt, besteedt u meer dan de norm en moet u over dat deel belasting betalen. Dit gebeurt in de vorm van een eindheffing van 80%.

Wanneer u als werkgever een eindheffing verschuldigd bent in verband met het overschrijden van de vrije ruimte van een kalenderjaar, dan moet u de eindheffing uiteraard tegelijk aangeven met de aangifte over het 2e aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.

Als u meerdere ondernemingen heeft die onder hetzelfde moederbedrijf vallen, is het toegestaan een verzoek in te dienen om meerdere ondernemingen gezamenlijk te beoordelen. Wanneer u optimaal profijt wilt hebben van de verhoging per 1 januari 2020, is het voor 2020 misschien interessanter om de WKR toe te passen voor alle ondernemingen apart en dus geen gebruik te maken van deze concernregeling.

Heeft u over dit onderwerp nog vragen, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon van ESJ.

Meer weten?

 

Already verified you are human.
Moment geduld...
Deel deze pagina