GEEN PRIVÉBIJTELLING

Dikwijls gaat het niet helemaal zoals het moet wat betreft de bijtelling van de auto van de zaak. Hoe werken nu de Verklaring geen privégebruik auto en de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto? Wat kunt u regelen en wat moet u bewaken zodat het wel goed gaat?

AUTO VAN DE ZAAK VAN DE WERKNEMER (EN DUS OOK VAN DGA)

Als u als werkgever een werknemer een auto van de zaak ter beschikking stelt, dan mag u de bijtelling privégebruik auto achterwege laten als de werknemer op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Dit mag als:

• u als werkgever over een sluitende rittenregistratie beschikt, waaruit blijkt dat de werknemer niet meer dan 500 kilometer op kalenderjaarbasis privé rijdt;

• u als werkgever op een andere manier (vrije bewijsleer) kunt aantonen dat de werknemer niet meer dan 500 kilometer op kalenderjaarbasis privé rijdt;

• u in het bezit bent van een kopie beschikking Verklaring geen privégebruik auto van de werknemer.

Verklaring geen privégebruik auto
Als een werknemer (en dus ook een dga) een auto van de zaak ook voor privédoeleinden mag gebruiken, maar dit zelf niet wenst, kan deze werknemer een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst. 

Tip:  Het maakt hierbij niet uit of het een personenauto of een bestelauto betreft. Met deze verklaring verklaart een werknemer dat hij op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt.

Bewijsverplichting richting Belastingdienst bewaken
De verklaring ontslaat de werknemer niet van zijn verplichting richting de Belastingdienst om te bewijzen dat hij de auto voor niet meer dan 500 kilometer privé heeft gebruikt in een jaar. Hij kan dit bewijzen door bijv. een (sluitende) rittenregistratie bij te houden. 

Let op:  Kan een werknemer achteraf niet aantonen dat hij niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden? Dan krijgt de werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting met eventuele belastingrente en een boete voor de periode waarover u ten onrechte niets heeft bijgeteld voor het privégebruik van de auto.

Naheffing bij de werkgever
De Belastingdienst kan de bijtelling ook bij u als werkgever naheffen, als u wist of zou moeten weten dat de werknemer met de ter beschikking gestelde auto meer dan 500 kilometer privé heeft gereden.

Praktijkvoorbeeld
U ontvangt een bekeuring waarop staat dat de auto van uw bedrijf in Amsterdam op een zaterdag in Groningen was . U heeft in Groningen geen zakelijke relaties en uw werknemer werkt ook niet in het weekend.

Vrijwaring van aansprakelijkheid via verklaring
De verklaring is bedoeld om u als werkgever te vrijwaren van aansprakelijkheid voor het niet toepassen van de bijtelling. De bewijslast verschuift hiermee in beginsel naar de werknemer. Nadat de werknemer de verklaring online heeft aangevraagd, krijgt hij de beschikking Verklaring geen privégebruik auto binnen 2 weken toegestuurd van de Belastingdienst. De werknemer moet u hiervan een kopie geven, die u bij uw administratie bewaart. Na ontvangst van de verklaring kunt u de bijtelling achterwege laten met ingang van het eerste loontijdvak waarover u het loon nog moet berekenen.

Hoe aanvragen?
Als werkgever kunt u geen Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Alleen een werknemer (of dga) kan een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Dit kan via MijnBelastingdienst. De werknemer dient hier in te loggen met zijn DigiD of een Europees erkend inlogmiddel (eIDAS). Als een werknemer geen DigiD heeft, kan hij ook een papieren formulier bestellen via de Belastingtelefoon: (0800) 05 43. Ondernemers of resultaatgenieters kunnen geen Verklaring geen privégebruik auto voor zichzelf aanvragen.

Op het moment dat een werknemer meer dan 500 kilometer privé gaat rijden in het desbetreffende kalenderjaar, moet de werknemer de verklaring intrekken via MijnBelastingdienst.
 

VERKLARING UITSLUITEND ZAKELIJK GEBRUIK

Enkel voor bestelauto
Net zoals bij een personenauto van de zaak, moet er bij een bestelauto van de zaak bij een privégebruik van meer dan 500 kilometer op kalenderjaarbasis een bijtelling plaatsvinden. Indien er helemaal niet privé met de bestelauto wordt gereden, kan men een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto aanvragen bij de Belastingdienst. Deze verklaring is bedoeld voor werknemers (dus ook voor de dga) en ondernemers voor de inkomstenbelasting. Deze is enkel voor bestelauto’s.

Wat is de werking van deze Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto?
Indien u in het bezit bent van de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto, kan de bijtelling voor de auto waarvoor de verklaring is afgegeven, achterwege blijven. Ook hoeft u geen sluitende rittenregistratie bij te houden. Gebruikt u deze verklaring, dan mag u de bestelauto helemaal niet voor privédoeleinden gebruiken. De 500-kilometergrens op kalenderjaarbasis geldt hier dus niet! Voor een werknemer die een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto heeft, kunt u geen Verklaring geen privégebruik auto gebruiken.

Veranderingen in situatie, dan meldingsplicht
Verandert er iets in de situatie, omdat de bestelauto toch privé gebruikt gaat worden? Dan moet u dit verplicht melden bij de Belastingdienst. Wanneer u dit vergeet, is dit een overtreding waarvoor u een boete kan krijgen.

Hoe controleert de Belastingdienst?
De Belastingdienst controleert veelvuldig met camera’s. Vervolgens kan de Belastingdienst u vragen om aan te geven welke zakelijke reden u of uw werknemer had om op een bepaald tijdstip op een bepaalde plek te rijden. Kunt u niet aantonen dat de bestelauto zakelijk werd gebruikt, dan wordt de verklaring ingetrokken en wordt u of uw werknemer alsnog geacht meer dan 500 kilometer privé met de auto te hebben gereden. De bestelauto moet dan alsnog worden bijgeteld met als gevolg een naheffingsaanslag met een eventuele boete.

Werknemer
Betreft het een werknemer, dan krijgt de werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting voor de periode waarover u ten onrechte niets heeft bijgeteld voor het privégebruik van de bestelauto. Daarnaast kan uw werknemer ook een boete krijgen. De Belastingdienst kan deze kosten ook bij u als werkgever naheffen als u wist of zou moeten weten dat de werknemer met de ter beschikking gestelde bestelauto privé heeft gereden. Als werkgever bent u medeverantwoordelijk voor toezicht op het privégebruik. Dit toezicht kan worden uitgevoerd door controles bij schades en boetes en eventueel opvallend brandstofverbruik.

Praktijkvoorbeeld
Uw werknemer heeft op een zaterdag schade gereden in Heerlen. Uw werknemer werkt niet in het weekend en heeft ook geen enkele zakelijke reden om in Heerlen te zijn. In dit geval weet u dus dat de werknemer met de bestelauto privékilometers heeft afgelegd.

Hoe aanvragen voor uzelf?
De Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto kunt u alleen digitaal indienen. U vraagt deze verklaring aan via Inloggen voor ondernemers op de website van de Belastingdienst.

Aanvragen voor uw werknemer?
Via Inloggen voor ondernemers dient u ook als werkgever de aanvraag in namens uw werknemer. Nadat u het formulier verzonden heeft, print u de verklaring uit. Laat deze vervolgens door uw werknemer ondertekenen. Deze verklaring bewaart u bij de loonadministratie en is voor onbepaalde tijd geldig. Zowel u als uw werknemer ontvangen van de Belastingdienst een ontvangstbevestiging van de verzending van de verklaring. De bestelauto mag vanaf de ingangsdatum van de verklaring niet meer privé gebruikt worden. Resultaatgenieters kunnen de verklaring aanvragen door een papieren formulier te bestellen via de Belastingtelefoon: (0800) 05 43.

Wanneer een werknemer (of een dga) een auto van de zaak ook privé mag inzetten, maar hiervan geen gebruik wenst te maken (ter voorkoming van de fiscale inkomensbijtelling), kan hij een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst. De Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto is voor werknemers, dga’s en IB-ondernemers en enkel voor bestelauto’s.