KOSTEN GROOT ONDERHOUD FISCAAL VOORDELIG RESERVEREN

Als u een eigen bedrijfspand of ander zakelijk onroerend goed heeft, weet u dat onderhoud absoluut noodzakelijk is. Dat onderhoud loopt vaak in de papieren. Wat kunt u daar nu fiscaal mee? Hoe is dat interessant voor u? 

Reserveren
Onderhoudskosten komen ten laste van het resultaat in het jaar waarin de onderhoudswerkzaamheden worden verricht. Voor dergelijke toekomstige uitgaven mag u onder voorwaarden een voorziening of kostenegalisatiereserve vormen. Zo wordt belastingheffing deels naar de toekomst verschoven, wat weer resulteert in een rente- en liquiditeitsvoordeel. Hoe werkt het, wanneer maakt u welke keuze en wat zijn de voorwaarden?  
 

WERKEN MET EEN VOORZIENING GROOT ONDERHOUD 

De voorziening vloeit voort uit wat fiscaal ‘goed koopmansgebruik’ heet. Dit houdt in dat er een bestendige gedragslijn moet worden gevolgd. Dit betekent dat, indien u eenmaal voor een methode heeft gekozen, u deze methode ook de volgende jaren moet toepassen. U mag alleen van methode wisselen als goed koopmansgebruik dit rechtvaardigt en dus niet omdat u eenmalig belastingvoordeel wilt behalen. 

Verplicht?
U bent niet verplicht om een voorziening te vormen. 

Tip: Heeft u nog niet-verrekende verliezen? Dan kan het voordelig zijn om geen voorziening te vormen, maar de kosten en lasten in het jaar van uitgave te laten plaatsvinden.  

Baksteenarrest en voorwaarden
Op grond van het zogenoemde ‘Baksteenarrest’ van de Hoge Raad, mag bij de bepaling van de winst voor een zeker jaar een voorziening voor toekomstige uitgaven worden gevormd, indien (cumulatief) aan de hiernavolgende 3 voorwaarden (eisen) wordt voldaan.  

1. Oorsprongseis. De uitgaven waarvoor u een voorziening wilt vormen, moeten hun oorsprong vinden in feiten en omstandigheden die zich hebben voorgedaan in de periode voor de balansdatum (bijvoorbeeld slijtage die zorgt voor toekomstige onderhoudskosten).  

2. Toerekeningseis. Deze uitgaven zijn ook toe te rekenen aan deze periode. Zo moet u aannemelijk maken dat de toekomstige kosten en lasten niet zijn toe te rekenen aan toekomstige voordelen en ook naar hun aard geen kosten zijn van toekomstige jaren.  

3. Zekerheidseis. Er bestaat een redelijke mate van zekerheid dat deze uitgaven zich zullen voordoen. Op de balansdatum moet de kans dat de uitgave daadwerkelijk wordt gedaan, groter zijn dan de kans dat de uitgave niet wordt gedaan. 
   Let op: Deze bewijslast ligt bij u. Zorg dus voor een realistisch onderhoudsplan met offertes.  

Praktijkvoorbeeld
U heeft een pand en u weet met een redelijke mate van zekerheid dat er over 10 jaar voor € 50.000 aan schilderwerk moet worden uitgevoerd. De jaarlijkse voorziening bedraagt € 5.000, die u ten laste brengt van de winsten. In het tiende jaar blijkt dat de kosten van het schilderwerk € 65.000 bedragen en geen € 50.000. In het tiende jaar mag u naast de jaarlijkse toevoeging aan de voorziening van € 5.000, € 15.000 ten laste brengen van de winst. 

Jaren inhalen?
Bij een onderhoudsvoorziening kunnen ook de kosten die in het verleden zijn ontstaan van de winst worden afgetrokken. U moet hier wel een bestendige gedragslijn in acht nemen. U mag dus niet naar willekeur een voorziening vormen en laten vrijvallen. 

Let op: Inhaal is alleen toegestaan bij de eerste keer dat er een voorziening voor de betreffende toekomstige uitgave wordt gevormd.  
 

WERKEN MET DE KOSTENEGALISATIERESERVE ALS ALTERNATIEF 

Een alternatief voor de voorziening is de egalisatiereserve. Zo mag u een egalisatiereserve vormen voor kosten en lasten die in de toekomst leiden tot een piek in de uitgaven. Een belangrijke voorwaarde is dat het moet gaan om toekomstige uitgaven wegens kosten. De egalisatiereserve wordt het meest toegepast voor onderhoudskosten aan bijvoorbeeld gebouwen. 

Let op: Voor de aanschaf of verbetering van bedrijfsmiddelen mag er geen egalisatiereserve worden gevormd. Hierover moet u immers afschrijven. De overige voorwaarden zijn afgeleid uit rechtspraak. Zo moeten de kosten en lasten:  

• ongelijkmatig verdeeld in de toekomst worden uitgegeven. Neem bijvoorbeeld het onderhoud van het schilderwerk aan uw bedrijfspand. Deze uitgave doet zich voor in een bepaald jaar. 

• noodzakelijk zijn geworden door de bedrijfsuitoefening in het jaar van toevoeging. Zo wordt bijvoorbeeld het voornemen van het onderhoud van het schilderwerk aan uw bedrijfspand veroorzaakt door de huidige bedrijfsuitoefening. 

• in een later jaar leiden tot een piek in de uitgaven. De kosten van bijvoorbeeld het onderhoud van het schilderwerk aan uw bedrijfspand zijn in de regel niet gering en het betreft ook geen jaarlijks terugkerende uitgave. 

• zich met een redelijke mate van zekerheid ook daadwerkelijk voordoen. Zo zal bijvoorbeeld ieder bedrijfspand met houten kozijnen na een bepaalde tijd toe zijn aan schilderwerk. 
   

GEEN WERKELIJKE VERBETERING DOOR ONDERHOUD? 

Houd er rekening mee dat het onderhoud niet tot een werkelijke verbetering mag leiden. Besluit u om de vloerbedekking te vervangen door een plavuizen vloer, dan kunt u dit niet ten laste van de reserve doen. U moet de vloerbedekking dan afschrijven tot nul (voor zover de boekwaarde nog hoger is) en op de plavuizen vloer jaarlijks afschrijven gedurende de geschatte levensduur. Kortom: u mag geen reserve vormen voor de aanschaf van bedrijfsmiddelen. Toch is het onderscheid niet altijd even duidelijk. 

Praktijkvoorbeeld
U schildert uw zakenpand. Dit is duidelijk onderhoud. Stel dat u tijdens het schilderen enkele verrotte kozijnen vervangt, dan hebben we het nog steeds over onderhoud. Wat nu als u tijdens het schilderen alle kozijnen vervangt of als u de houten kozijnen vervangt door kunststof kozijnen? Dan valt dit onder de noemer verbetering en kunt u hiervoor dus geen reserve vormen. Stem, om discussie achteraf te voorkomen, bij twijfel uw plannen af met uw adviseur en/of met de fiscus. 

Jaarlijkse toevoeging
Kost het schilderen van uw bedrijfspand iedere 10 jaar € 50.000, dan kunt u 10 jaar lang € 5.000 per jaar ten laste van de winst brengen. 

Tip: De jaarlijkse toevoeging hoeft niet altijd gelijk te zijn. Zo kan de toevoeging veranderen als de kosten stijgen. 

Let op: Een egalisatiereserve mag u niet voor jaarlijks terugkerende uitgaven vormen.  

Inhalen?
Het is niet mogelijk om een egalisatiereserve te vormen voor kosten en lasten die toe te rekenen zijn aan oude boekjaren. De reservering blijft beperkt tot de kosten en lasten die aan dat desbetreffende jaar van reservering kunnen worden toegerekend. 

Let op: Er mag niet volstrekt willekeurig aan de egalisatiereserve worden gedoteerd (als u winst heeft bijvoorbeeld wel en als u verlies heeft niet). 

Tip: Bij een voorziening is inhaal wel mogelijk.  
 

WAT IS NU EFFECTIEF HET VERSCHIL TUSSEN EEN VOORZIENING EN EEN EGALISATIERESERVE?  

• Bij een egalisatiereserve kunnen de kosten die in het betreffende jaar ontstaan zijn van de winst worden afgetrokken. Inhaal is niet mogelijk.  

• Bij een voorziening kunnen ook de kosten die in het verleden zijn ontstaan van de winst worden afgetrokken.  

• De eisen die aan een voorziening worden gesteld, zijn hoger (onder andere de zekerheidseis). 

U mag geen voorziening of egalisatiereserve vormen voor toekomstige investeringen in kapitaalgoederen, zoals bedrijfsmiddelen. Deze komen immers niet ten laste van het resultaat, maar dienen geactiveerd te worden, waarover u vervolgens dient af te schrijven.  

Wat kunt u met achterstallig onderhoud?
Ook voor uitgaven die u moet doen voor achterstallig onderhoud die bij een vorige eigenaar zijn ontstaan, mag u geen voorziening of egalisatiereserve vormen. Deze onderhoudskosten moet u op de balans zetten (activeren), waarover u vervolgens kunt afschrijven. Hetzelfde geldt wanneer u met de gedane afschrijvingen over een bedrijfsmiddel al rekening heeft gehouden met de waardevermindering van het achterstallig onderhoud.  
 

Vorm een egalisatiereserve bij kosten die in het betreffende jaar ontstaan. Deze kosten zijn aftrekbaar van de winst. Inhalen kan niet. Bij een voorziening kunt u ook de kosten die in het verleden zijn ontstaan van de winst aftrekken. De eisen die aan een voorziening worden gesteld, zijn wel hoger (onder andere de zekerheidseis). Bewaak deze.