Afsluiten salarisadministratie 2021
  • Geef mutaties vóór 10 december 2021 door.
    Deze deadline zorgt er voor dat wij de salarissen tijdig gereed hebben, zodat u de salarissen vóór de feestdagen van Kerst en Nieuwjaar kunt uitbetalen.
  • Afhandeling extra betalingen aan uw personeel.
    Wanneer we na de salarisverwerking van december 2021 nog extra betalingen aan uw werknemers moeten verwerken, dan horen wij dit graag vóór 8 januari 2022, zodat wij dit zonder boetes in de aangifte loonheffingen van december 2021 kunnen verwerken.
     
Aandachtspunten afsluiting salarisadministratie 2021

Hieronder volgt een opsomming van zaken die aandacht vereisen voordat het jaar wordt afgesloten. Mogelijk zijn bepaalde zaken bij u niet aan de orde of is één en ander al daadwerkelijk in uw salarisadministratie verwerkt, maar mocht dit niet het geval zijn of heeft u vragen over één van de onderstaande thema’s? Neem dan gerust contact op met uw salariscontactpersoon.
 

Werkkostenregeling (WKR)

In februari 2022 moet uit uw administratie blijken welke vergoedingen en/of verstrekkingen u aan de vrije ruimte WKR heeft toegewezen. Het totaalbedrag aan verstrekkingen en vergoedingen wordt dan vergeleken met de definitieve vrije ruimte, die in 2021 over de eerste € 400.000 aan loonsom 3% bedraagt, en daarboven 1,18% over de resterende totale loonsom. Als uw vrije ruimte groter is dan het totaalbedrag van de aanwijzingen, dan bent u geen eindheffing verschuldigd. Overschrijdt het totaalbedrag van de aanwijzingen de vrije ruimte, dan zult u over het meerdere 80% eindheffing moeten betalen.

Graag ontvangen wij de registratie van de vergoedingen en verstrekkingen die u aan de vrije ruimte heeft toegewezen bij de eerste salarisverwerking 2022, maar uiterlijk met die van februari 2022, zodat wij de WKR 2021 kunnen verwerken in de aangifte loonheffing februari 2022.
 

Aandachtspunten bij de WKR:

  • Loon in natura
    Een vergoeding of verstrekking van een maaltijd is onbelast, mits de maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft. Wanneer maaltijden worden verstrekt op de werkplek, bijvoorbeeld lunches in bedrijfskantines, dan geldt de regeling voor kantinemaaltijden. U kunt in dat geval de forfaitair vastgestelde waarde van € 3,35 per maaltijd (2021) bij het loon van de werknemer tellen als loon in natura, of als eindheffingsloon aanwijzen en toewijzen aan de vrije ruimte.
  • Geschenken bij door de werkgever bepaalde gelegenheden
    Een geschenk voor een verjaardag, huwelijk of geboorte onder € 25 is belastingvrij, mits het cadeau geen geld of cadeaubon is. Overige cadeaus aan werknemers vallen in de vrije ruimte.  
  • Personeelsleningen
    Wanneer u aan werknemers een renteloze personeelslening heeft verstrekt, zal er sprake kunnen zijn van een belast rentevoordeel, behalve als er sprake is van een lening voor de aanschaf van een fiets. U kunt het rentevoordeel van uw werknemer bepalen aan de hand van het marktconforme percentage voor het geleende bedrag, waarna u het voordeel bij de werknemer belast of als eindheffingsloon aanwijst en toewijst aan de vrije ruimte.
  • Loon in geld
    • Wanneer u aan werknemers reiskosten woon-werkverkeer of ander zakelijk verkeer voor meer dan € 0,19 per kilometer heeft betaald, moet het meerdere in de belasting- en premieheffing zijn betrokken.
    • Vergoedingen aan werknemers van premies voor (aanvullende) ziektekosten-verzekeringen zijn belast voor alle loonheffingen en moeten in de salarisadministratie worden opgenomen of als eindheffingsloon worden aangewezen en worden toegewezen aan de vrije ruimte.
  • Vervoer vanwege inhoudingsplichtige
    • Wanneer u in 2021 aan een werknemer een auto van de zaak ter beschikking heeft gesteld, dan moet u dit voor de betreffende werknemer in de salarisadministratie vermelden door middel van een bijtelling voor privégebruik van de auto in het loon van de werknemer, als hij op jaarbasis meer dan 500 km privé met de auto rijdt.
    • In de situatie waarin een bestelauto doorlopend afwisselend door verschillende (2 of meer) werknemers wordt gebruikt, kan de werkgever kiezen voor de praktische regeling die inhoudt dat het privégebruik door middel van een eindheffing van € 300 per bestelauto per kalenderjaar bij de werkgever wordt belast.
  • Vaste kostenvergoedingen
    Wanneer u een vaste kostenvergoeding onbelast aan uw werknemers verstrekt, dan moet deze schriftelijk onderbouwd zijn aan de hand van een bijgehouden kostenadministratie met bewijsstukken, waarbij de soort kosten is aangegeven en het bedrag dat voor die kosten in de vaste vergoeding is opgenomen. Wij gaan ervan uit dat deze schriftelijke onderbouwing voor elke werknemer met een vaste kostenvergoeding bij u aanwezig is.
     

Neem contact op met uw salariscontactpersoon van ESJ als er andere vergoedingen, verstrekkingen of toeslagen zijn waarvan u niet zeker weet of daar fiscale consequenties aan verbonden zijn, of als u op bepaalde punten graag een nadere toelichting ontvangt.
 

Aandachtspunten salarisadministratie 2022
  • Eigenrisicodrager WIA
    Laat ons weten wat uw keuze in 2022 is. Als u heeft besloten per 1-1-2022 eigenrisicodrager voor de WGA te worden of juist terug te gaan naar het publieke stelsel, verzoeken wij u dit voor het einde van het jaar aan ons kenbaar te maken. Graag ontvangen wij dan ook een kopie van de bevestiging van de Belastingdienst.
  • Nieuwe fiscale regels reiskosten- en thuiswerkvergoeding
    De werkgever kan met ingang van 1 januari 2022 een gecombineerde vaste vrijgestelde reiskosten- en thuiswerkkostenvergoeding verstrekken. Werkgevers kunnen vanaf 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2 per dag geven voor de dagen dat de werknemer thuiswerkt. Net zoals nu al van toepassing is bij de reiskosten voor het reizen naar de vaste werkplek, wordt het straks ook mogelijk om – in plaats van een vergoeding per thuiswerkdag – een vaste vergoeding voor thuiswerken toe te kennen.
  • Tijdige en correcte gegevensverstrekking
    Wij voeren uw salarisadministratie op basis van de door uw verstrekte gegevens. Het is daarom van belang dat u alle benodigde gegevens ter verwerking in de salarisadministratie tijdig aan ons doorgeeft. Wij zijn uiteraard niet aansprakelijk voor zaken die niet in de salarisadministratie zijn verwerkt, als deze niet of onjuist aan ons zijn doorgegeven.
     
Beschikking Werkhervattingskas 2022

Tenslotte vragen wij nog uw aandacht voor het volgende. Binnenkort zult u als verzekeringsplichtige werkgever de “beschikking werkhervattingskas 2022” van de Belastingdienst ontvangen. Wij verzoeken u vriendelijk om een kopie van deze beschikking aan ons toe te zenden, via sab@esj.nl. Op deze manier kunnen wij in januari 2022 de salarisadministratie met de juiste gegevens opstarten. Hetzelfde geldt voor de afrekeningsnota’s 2021 van bedrijfstakpensioenfondsen, die wij graag op juistheid voor u controleren.

Wij vertrouwen erop u met deze aandachtspunten van dienst te zijn en staan uiteraard graag voor u klaar om uw vragen te beantwoorden.

 

Met vriendelijke groet,
Het salaristeam van ESJ
E: ​​​​​sab@esj.nl

Meer weten?

 

Already verified you are human.
Moment geduld...