Verkeersboetes belastingvrij vergoeden aan werknemers?

Een verkeersboete voor met (iets) te hoge snelheid rijden, parkeren waar dat niet toegestaan is, enz.; het overkomt ons allemaal weleens. Wanneer uw werknemer bij de uitvoering van zijn werk een verkeersovertreding begaat, rijst de vraag of u de boete belastingvrij mag vergoeden. Dat geldt zeker als uw werknemer op uw verzoek te hard reed. Een bestelling moet snel worden bezorgd. We kennen het wel van de pizza die binnen een half uur moet worden bezorgd, anders is deze gratis. Wat is er hier fiscaal bekeken mogelijk?  
 

Op wiens naam staat de boete? 

Op naam werknemer
Allereerst is van belang aan wie de boete wordt opgelegd. Aan u of aan uw werknemer? Wettelijk gezien is een verkeersboete altijd voor rekening van de overtreder. Als de werknemer in zijn eigen auto een verkeersovertreding begaat, dan krijgt hij de boete. Het is niet mogelijk om de boete belastingvrij te vergoeden of ten laste te brengen van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De Wet op de loonbelasting 1964 verbiedt dat immers. De vergoeding is loon waarover u loonheffingen moet inhouden en afdragen.  

Op naam werkgever
Dat kan anders zijn als uw werknemer een verkeersovertreding begaat in een auto waarvan het kenteken staat geregistreerd op naam van de werkgever. In dat geval ontvangt u de boete en moet u deze ook betalen. Meestal kunt u de boete verhalen op uw werknemer, denk aan fout parkeren of door rood licht rijden. Deze boetes zijn altijd voor rekening van uw werknemer. Dat is ook de visie van de Hoge Raad. Als u de boete niet verhaalt op de werknemer, ontstaat er een onverklaarbaar en discriminerend onderscheid tussen werknemers met een auto van de zaak en werknemers met een eigen auto (als kentekenhouder), die de boete zelf zouden moeten betalen.  
 

Goed werkgeverschap en wel-niet verhalen op de werknemer 

De mogelijkheid om de boete op uw werknemer te verhalen, kent een grens. Als u het begaan van de overtreding heeft bevorderd door de werknemer een bijna onmogelijke opdracht te geven, waarbij de werknemer zich min of meer gedwongen voelde de snelheidslimieten te overtreden, dan komt de boete op grond van goed werkgeverschap voor uw rekening.  

Vrije ruimte werkkostenregeling
Stel, uw werknemer heeft niet in uw opdracht de verkeersboete begaan en u besluit de aan u opgelegde boete niet te verhalen op uw werknemer, wat dan? In dat geval geniet uw werknemer een voordeel. Hij had de boete immers moeten betalen. Dat voordeel is loon. Dat loon kan worden belast bij de werknemer. In dat geval houdt u loonheffingen in. Omdat de boete niet aan uw werknemer zelf is opgelegd maar aan u, kunt u er ook voor kiezen om dit loon aan te wijzen ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.  

Wat bewaken?
Het onderbrengen van loon ten laste van de vrije ruimte moet gebruikelijk zijn. Om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon te kunnen aanwijzen mogen ze niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit noemen we de gebruikelijkheidstoets.  

Dus als u alleen uw verkeersboete met de auto van de zaak niet op uzelf verhaalt, staat u minder sterk dan dat u dat bij alle werknemers doet. De Belastingdienst kent voor de gebruikelijkheid een doelmatigheidstoets. Als alle vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikking stellingen ten laste van de vrije ruimte niet meer bedragen dan maximaal € 2.400 per persoon per jaar, beschouwt de Belastingdienst dat als gebruikelijk.  
 

U kunt loon aanwijzen in de vrije ruimte van de WKR (werkkostenregeling) in de situatie dat de verkeersboete niet aan uw werknemer zelf is opgelegd, maar aan u. Besluit u de aan u opgelegde verkeersboete niet te verhalen op uw werknemer, dan is dat belast loon!