INZAGE PERSONEELSDOSSIER VOOR WERKNEMER

Steeds meer werkgevers krijgen te maken met werknemers die een verzoek doen om hun persoonsgegevens in te zien. Werknemers hebben op grond van de AVG het recht om hun persoonsgegevens in te zien. Hoe moet u hieraan meewerken? Welke gegevens moet u verplicht laten zien? 
 

VOORSCHRIFTEN VOOR AANLEGGEN DOSSIER 

Correct, nauwkeurig, beperkt en beveiligd
Bij het aanleggen van een personeelsdossier bent u verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens. U mag niet meer vastleggen dan nodig is en u moet uw werknemers informeren welke gegevens u voor welk doel verzamelt. Dit doet u bijvoorbeeld door middel van een privacyverklaring voor de werknemers. Zorg ervoor dat de gegevens passend beveiligd zijn en alleen toegankelijk voor medewerkers die daar vanwege hun werkzaamheden bij moeten kunnen.  
 

INZAGE GEGEVENS: WERKNEMERSRECHT 

Werknemers hebben het recht om hun gegevens in te zien. Dat geldt in principe voor het gehele personeelsdossier. In het personeelsdossier mag u onder meer opnemen welke klachten en waarschuwingen er zijn geweest, hoe vaak de medewerker afwezig was, de verslagen van functioneringsgesprekken, een kopie ID-bewijs, het BSN en uw persoonlijke werkaantekeningen.  
 

WELKE GEGEVENS MAG DE WERKNEMER INZIEN? 

Op grond van de AVG kan een werknemer een inzageverzoek doen. U mag zo’n verzoek alleen maar weigeren als het verzoek buitensporig is of al meerdere keren is gedaan. Ook als het op andere in de AVG aangegeven gronden aankomt, mag u weigeren, bijvoorbeeld als het noodzakelijk is om strafbare feiten te voorkomen of op te sporen, de rechten en vrijheden van anderen te beschermen of wanneer het noodzakelijk is voor de openbare veiligheid. U mag ook gedeeltelijk weigeren, bijvoorbeeld omdat in het dossier ook informatie van een andere medewerker staat. In dat geval moet u deze gedeeltes onleesbaar maken of weglaten.  
 

NIET UW AANTEKENINGEN  

Een werknemer heeft niet het recht om uw interne gedachtes of van anderen in uw bedrijf over hem te zien. De werknemer heeft bijvoorbeeld geen recht op inzage in de notities van een vergadering over een oplossing van een arbeidsconflict. 

Let op: De werknemer heeft wel recht op inzage in een officieel verslag.  
 

BELANGRIJKE TERMIJNEN OM TE BEWAKEN 

Als u zo’n verzoek binnenkrijgt, moet u daar onverwijld en in ieder geval binnen één maand aan voldoen. U moet er dus voor zorgen dat uw medewerker vóór deze tijd alles krijgt. U mag deze termijn verlengen met 2 maanden als het verzoek complex is of als u een groot aantal verzoeken binnenkrijgt. U moet zo’n verlenging binnen de eerste maand melden. Zorg dat uw personeelsdossiers dus op orde zijn, zodat u deze direct kunt verstrekken.  
 

VERZOEK TOT AANPASSEN OF VERWIJDEREN 

Staan er onjuistheden in het personeelsdossier of heeft u meer opgeslagen dan mocht, dan heeft de werknemer het recht om bij u een verzoek in te dienen om de onjuiste gegevens aan te passen en de te veel bewaarde gegevens te verwijderen. 
 

Op basis van de AVG hebben werknemers het recht om inzage te vragen in hun personeelsdossier. Een weigering hiertoe is bijzonder lastig. Weet dat u interne aantekeningen niet hoeft te laten zien. Na het verzoek heeft u een maand om hieraan tegemoet te komen. Weet dat u deze termijn mag verlengen met 2 maanden als het verzoek complex is of bij een groot aantal verzoeken.