Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. Hoe zorgt u ervoor dat uw organisatie AVG-proof is?
 

UW PERSONEELSADMINISTRATIE

Als u personeel in dienst heeft, bent u wettelijk verplicht een personeelsadministratie te voeren. Een personeelsadministratie waarin, naast de “basale” personeelsgegevens rondom de persoon van de medewerker en diens salaris, vaak ook andere gegevens vermeld staan zoals ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken, leasecontracten en noem maar op.

Nagenoeg alle persoonsgegevens van medewerkers worden vastgelegd. U heeft van uw medewerkers een hoop privacygevoelige informatie voorhanden. De impact van de AVG op de manier waarop u de personeelsadministratie voert is groot. Zo moet HR bijvoorbeeld sollicitatieprocedures, personeelsdossiers, bewaartermijnen, administratie en uitwisseling van gegevens bij ziekte en re-integratie in overeenstemming met de AVG brengen. Onderstaand 6 aandachtspunten over de AVG voor HR.
 

1. BRENG INFORMATIESTROMEN BINNEN DE HR-AFDELING IN KAART

U moet o.a. de volgende zaken documenteren:

  • van wie worden er persoonsgegevens verwerkt

  • welke persoonsgegevens worden verwerkt

  • met welk doel worden deze gegevens verwerkt en

  • met wie worden de persoonsgegevens gedeeld


Al deze informatie vormt de basis voor de voorbereiding op de AVG.


2. BEPAAL HOE U OMGAAT MET EEN DATALEK

U moet binnen een kort tijdsbestek verschillende acties ondernemen, daarom raden wij u aan een beleid datalekken op te stellen. In dit beleid kunt u op duidelijke wijze vastleggen hoe binnen uw organisatie wordt gehandeld indien er sprake is van een datalek of wanneer een datalek vermoed wordt.
 

3. DE BETROKKENE HEEFT RECHT TOT INZAGE IN ZIJN PERSOONSGEGEVENS

Gelet op het recht van inzage, is het van belang dat de HR-administratie op orde is. Daarnaast moet u er rekening mee houden dat het ‘’heimelijk’’ opbouwen van een personeelsdossier risicovol is.
 

4. PERSOONSGEGEVENS MOGEN NIET TOT IN ONEINDIGHEID WORDEN BEWAARD

De AVG bepaalt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Er staat geen concrete bewaartermijn in de AVG. 
 

5. INFORMATIEPLICHT

Onder de AVG moet u werknemers, maar ook sollicitanten, heldere informatie geven over o.a. de persoonsgegevens die u verwerkt, voor welk(e) doel(en) u deze gegevens verwerkt en de rechten die zij hebben.
 

6. DE ZIEKE WERKNEMER

Voor u als HR-medewerker is het van belang om te weten welke gezondheidsgegevens u mag vragen en verwerken van een sollicitant en van een zieke werknemer.

Neem voor meer informatie  contact op met een van onze adviseurs.

Neem contact op

*
*
*
*
*

Meer blogs

Grip op verzuim, alles in één dossier

Data speelt een cruciale rol om de huidige situatie omtrent verzuim binnen de organisatie te bepalen. Hoe kunt u deze informatie registreren? We nemen u mee in de diverse modules.

Lees meer
Sprake van verzuim? We nemen u mee in de re-integratieverplichtingen

Indien een medewerker arbeidsongeschikt raakt, hebben zowel medewerker als werkgever re-integratieverplichtingen. De Wet Verbetering Poortwachter heeft als doel de re-integratie van zieke medewerkers te bevorderen en zo langdurig ziekteverzuim te voorkomen.

Lees meer
Gezonde werknemers, gezonde resultaten

Het welzijn van werknemers is van essentieel belang voor het succes van elke organisatie. Er zijn talrijke motiverende factoren om te investeren in duurzame inzetbaarheid en vitaliteit binnen de organisatie. Maar hoe pakt u dit aan?

Lees meer
Optimaliseer vitaliteit door de inzet van een fitness en/of fietsenregeling

Uw werknemers in beweging krijgen is één manier om de vitaliteit te vergroten. Als werkgever kunt u hieraan bijdragen door een fitness en/of fietsregeling aan te bieden aan uw werknemers. Maar hoe zitten deze regelingen in elkaar en wat hebben ze voor gevolgen op de loonstrook van uw werknemer?

Lees meer
Evalueren en digitaliseren

Voor het automatiseren van de gesprekscyclus maken we bij ESJ HR- en Salarisadvies gebruik van het HR-totaalpakket Daywize.

Lees meer
Implementatie van een gesprekscyclus

Als uw doel is om talent te behouden en een gezonde werkcultuur te bevorderen, dan is het implementeren van een gesprekscyclus, gericht is op dialoog en het voeren van constructieve gesprekken tussen werkgevers en werknemers, van onschatbare waarde.

Lees meer
Bekijk alle blogs