Dossieropbouw

EEN GOED OPGEBOUWD DOSSIER IS VAN ESSENTIEEL BELANG

Bij (langdurig) verzuim, om eventuele loonsancties te voorkomen
Wanneer u een ontslagprocedure opstart

Regelmatige, goede en eerlijke evaluatie- en beoordelingsgesprekken zijn uiterst belangrijk. Misschien heeft uw werknemer niet de juiste vaardigheden of is hij niet meer gemotiveerd. Als u dit constateert of ontevreden bent over het functioneren van een werknemer, dan is het belangrijk tijdig actie te ondernemen en in gesprek te gaan. Door te starten met een verbetertraject kunt u proberen de werknemer bij te sturen, voordat de zaak uit de hand loopt. Lukt dat niet, dan wilt u het dienstverband hoogstwaarschijnlijk beëindigen. Vaak neemt het UWV of de kantonrechter de procedure in behandeling, afhankelijk van de ontslaggrond. Beide instanties hechten steeds meer belang aan dossieropbouw. U staat dan sterk met een goed opgebouwd dossier.

Deze moeilijke vraagstukken kosten vaak veel energie, energie die u graag anders wil inzetten. De HR adviseurs van ESJ kunnen dan uitkomst bieden. Wij staan verder van de emotie af en kijken met een objectieve blik naar het probleem. Wij zijn graag uw sparringpartner, maar kunnen ook het complete proces uit handen nemen. De keuze is aan u. Wij gaan het gesprek met de werknemer aan, starten met een verbetertraject en stellen een stappenplan op. Vervolgens zorgen wij voor implementatie en evaluatie naderhand.

Een verbetertraject kan er als volgt uitzien:

1. HET EERSTE GESPREK MET DE WERKNEMER

Als de leidinggevende zijn dossier op orde heeft, kan de werknemer uitgenodigd worden voor een eerste gesprek om het verbetertraject aan te kondigen.

2. NULMETING

Als de leidinggevende duidelijk heeft gemaakt waarom de werknemer niet aan de functie-eisen voldoet en de werknemer zijn standpunt heeft gegeven, kan worden bepaald wat het startpunt (nulmeting) is voor het verbetertraject. Het functieprofiel is het uitgangspunt om een nulmeting te kunnen maken.

3. TOEKOMSTSCENARIO

Wees helder en duidelijk. Vertel de werknemer de verschillende scenario’s: als de werknemer voldoende verbeterd is aan het einde van het traject, prima! Laat hij geen – of onvoldoende – verbetering zien, dan zal hij worden ontslagen. Het verbetertraject kan eventueel ook nog worden verlengd.

4. PLAN VAN AANPAK

Als duidelijk is waar de werknemer tekortschiet en hoe de werknemer uiteindelijk moet functioneren, dan kan een plan worden gemaakt: hoe gaat de werknemer van disfunctioneren naar functioneren op het wenselijke niveau? Formuleer duidelijke doelstellingen.

5. TUSSENTIJDSE EVALUATIES

Bij het volgende gesprek worden de verbeterpunten/doelstellingen stap voor stap doorgenomen en wordt gekeken of de werknemer de gemaakte afspraken is nagekomen. Heeft de werknemer zich niet aan alle afspraken gehouden, stel dat dan met elkaar vast en vraag de werknemer duidelijk waarom het niet is gelukt. Wijs de werknemer nogmaals op de consequenties als hij niet verbetert. Vraag hem of de werkgever iets kan doen om hem te helpen bij het nakomen van de gemaakte afspraken. Evalueer regelmatig en leg de gemaakte afspraken schriftelijk vast.

6. EINDE VERBETERTRAJECT

Na afloop van het verbetertraject moet de balans worden opgemaakt. Heeft de werknemer zijn functioneren voldoende verbeterd op de punten die aan het begin van het traject zijn afgesproken?

HOE LANG DUURT EEN VERBETERTRAJECT?

De duur van het traject is afhankelijk van de omstandigheden. Een werknemer die al lang in dienst is en altijd goed heeft gefunctioneerd, moet in de regel meer tijd krijgen om zich te verbeteren dan een werknemer die kort in dienst is en vanaf het begin slecht functioneert. De punten die de werknemer moet verbeteren zijn uiteraard ook van belang: hoe lang duurt het voordat deze punten verbeterd kunnen zijn? Belangrijk is in elk geval dat het traject redelijk is; dat de werknemer daadwerkelijk een eerlijke en rechtvaardige kans krijgt om zichzelf te verbeteren.

Loopt alles goed in uw bedrijf, dan is het zaak om deze lijn vast te houden. ESJ kan u helpen bij de ontwikkeling en groei van uw talent door middel van assessments, coaching en het starten van een gesprekscyclus. Ontdek meer over ons talentmanagement.

Bent u benieuwd wat de salaris- en HR professionals van ESJ verder voor uw personeelsadministratie kunnen betekenen? We hebben het gemakkelijk voor u gemaakt. U kunt kiezen uit 3 pakketten en u ziet in één opslag welk pakket het beste bij u en uw organisatie past. Van salarisadministratie recht toe recht aan tot digitale dossiers en arbeidsrechtelijk advies. Lees hier meer over onze dienstverlening.

Wilt u de mogelijkheden bespreken of heeft u andere vragen? Neem dan contact met ons op, we helpen u graag.